Teknisk og vedlikehold · Modul 14
Innkjøp for rederier
Fra rekvisisjon til mottak, på rederiets egne beløpsgrenser, der ingen godkjenner sin egen forpliktelse.
Rederiets egen policy
Hva den er til for
Kravet, og problemet
Innkjøp er der et skipsadministrasjonssystem som regel slutter å handle om skip. Det blir et anskaffelsesverktøy, med kataloger og godkjenningsmatriser og en antakelse om at kjøperen har stabil nettforbindelse og en rolig ettermiddag. Ingen av delene holder på et fartøy som trenger en pakning innen torsdag.
Denne modulen starter fra fartøyets behov, holder de godkjenningsreglene rederiet faktisk har, og later aldri som om reglene er allmenne. Den nekter også det ene enhver økonomiavdeling ber om og intet innkjøpssystem bør tillate: at en person godkjenner en forpliktelse vedkommende selv har inngått.
Slik fungerer det
Tre steg, om bord og i land
- 1
Bestill fra fartøyet
En rekvisisjon med varene, grunnen og hvor haster det, opprettet av offiseren som trenger dem.
- 2
Godkjent etter deres regler
Godkjenningen følger rederiets egne terskler, versjonert, og ingen godkjenner sin egen forpliktelse.
- 3
Bestilt, så mottatt
Ordren sendes, bekreftes og revideres om nødvendig, og mottas på kaia mot tre mengder.
Eksempel med demodata
Slik ser det ut
Et levende bilde av modulen med demodata fra Ocean Pioneer — det samme skipet du finner i demoen.
Prøv demoen — uten konto, rett i nettleseren, med PIN-koden 1234.
- Mine oppgaver — hva denne personen skylder kjeden i dag
- Ny rekvisisjon, opprettet fra fartøyets behov
- RekvisisjonMarte Solberg · CE
- GodkjentTeknisk inspektør
- BestiltBekreftet av leverandør
- Mottatt10 bestilt · 9 levert · 9 godtatt
Leveringsavvik Én for lite på kaia — registrert, ikke svelget.
I detalj
Hva modulen gjør
Beløpsgrenser som er dine, og versjonerte
Hvor mange tilbud, ved hvilket beløp, godkjent av hvem — alt satt av rederiet, og hver endring lager en ny versjon. En godkjenning registrerer versjonen den ble vurdert under, så en policyendring neste år gjør ikke fjorårets godkjenning riktig eller gal i ettertid.
Ingen godkjenner sin egen forpliktelse
Regelen ligger i domenet, er testet, og kan ikke konfigureres bort. Det er det vanligste funnet i en internrevisjon av innkjøp, og her er det en strukturell nekting.
Svar, ikke invitasjoner
En leverandørs respons er et priset svar på det konkrete behovet, sammenlignet på landet totalpris — vare, frakt, toll, valuta — fordi den billigste linjen jevnlig er den dyreste leveransen.
Offiserstilgang, i fire deler
Hvem som får se priser, hvem som får forplikte, hvem som får godkjenne og på hvilket område: fire ulike spørsmål med fire ulike svar, fordi en forpleiningssjef som kan opprette en bestilling, ikke nødvendigvis skal se flåtens prisnivå.
Et unntak som dokumenteres og aldri tilbakedateres
Noen ganger må pakningen ligge på kaia på torsdag, og policyen kan ikke følges. Produktet registrerer det som et dokumentert unntak, på tidspunktet det ble tatt, av den som tok det — og lar det ikke føres inn etterpå med en tidligere dato.
Tre mengder på kaia
Bestilt, levert, godkjent. De er ulike tall oftere enn noen tror, og et system med ett felt for dem mister uenigheten som betyr noe.
I appen
På broen, på dekk og på kontoret
De samme registreringene på en telefon i maskinrommet og på en skjerm på kontoret — uten dekning, og synkronisert når sambandet er tilbake.
- Bestillinger, tilbudsinnhenting, leveranser og leverandører, for kontoret
- Policyen — beløpsgrenser, versjoner, og hvem som godkjente hvilken
Beslutningen
Åtte statuser, én neste handling
Hver rekvisisjon står i én av åtte tilstander, og hver tilstand har nøyaktig én neste handling og nøyaktig én person som skylder den. Det er det hele modulen er organisert rundt, fordi sviktmåten til innkjøpsprogramvare ikke er en manglende funksjon — det er førti åpne saker og ingen som vet hvem sin tur det er.
Hasteveien finnes og er ærlig om å være det: den er raskere, den registreres som et unntak, og den gjennomgås etterpå.
Henger sammen med
Ett produkt, ikke nitten
Planlagt vedlikehold
Komponenter, kritikalitet og jobber som forfaller på driftstimer eller kalender, med utsettelse som må begrunnes.
ISM-koden, punkt 10Forbruk
Drivstoff, smøreolje og ferskvann som en hovedbok, slik at beholdningen utledes i stedet for å skrives inn.
BunkerskvitteringRederikontoret
Hvert fartøy på én skjerm, sertifikatmatrisen på tvers av flåten, rotasjonsplanleggeren og avløserpoolen.
ISM-koden, punkt 12
Sett ett fartøy på det i to måneder
Ingen kort og ikke noe innføringsprosjekt. Et rederi legger inn sitt eget fartøy og sine egne folk på en ettermiddag — og passer det ikke, stopper dere, med dataene eksportert først.