Besetning og sertifikater

FOR-2011-12-22-1523 — kvalifikasjonsforskriftenEn sjømann skal inneha sertifikat for den stillingen vedkommende har om bord, og rederiet skal påse at det er i orden. Fra 20. mars 2025 utstedes norske sjøfolks sertifikater elektronisk, noe som endrer hvordan de kommer fram — men ikke hvem som svarer for at de er gyldige den aktuelle dagen.

Spørsmålet en bemanningsansvarlig faktisk har, er ikke «hvilke sertifikater utløper denne måneden». Det er «hvilke sertifikater utløper mens den personen er til sjøs, på rotasjonen vi har planlagt, i en stilling som krever dem». Det er to forskjellige lister, og bare den andre hindrer at en seilas blir stoppet.

NoRemarks registrerer kravet på stillingen, ikke på personen: rederiet setter en grunnlinje for en overstyrmann, fartøyet kan legge til — et DP-sertifikat på et DP-fartøy — og kan aldri ta noe bort. Det effektive kravet er det skjermene leser, og horisonten regnes mot den planlagte rotasjonen.

• På- og avmønstring med begge ender talt. En periode om bord har en start og en slutt, og fartstiden regnes ut fra dem med begge ender talt slik en fartstidsattest gjør det. En person som fortsatt er om bord, har ingen sluttdato, og produktet vet forskjellen.
• Krav per stilling, med tillegg per fartøy. Rederiets grunnlinje sier hva en andremaskinist må inneha. Fartøyet legger til det egen drift krever. Tillegget kan bare legge til — ingen fartøy kan i det stille frita en stilling for et lovpålagt sertifikat.
• En utløpshorisont som kjenner rotasjonen. Kontorvisningen rangerer sertifikater etter om de utløper i en planlagt tur, ikke etter dato alene. Sertifikatet som utløper på dag 19 av en 28-dagers tur, er det som betyr noe.
• Mønstring, ikke hodetelling. En mønstring viser hvem som er her, hvem som mangler, og hvem som står ved feil stasjon. Den leser de samme påmønstringspostene som besetningslisten, så ingen kan mønstres som aldri er meldt på.
• Bemanning målt mot sikkerhetsbemanningen. Bemanningstavlen sammenligner hvem som er om bord med hva stillingene krever, per skift, slik at et hull blir synlig før fartøyet går — ikke etterpå.
• Sertifikater arkivert med dokumentet, ikke i stedet for det. En utløpsdato uten sertifikatet bak seg er en notis. Hvert sertifikat bærer det skannede dokumentet, utstedende myndighet og nummer, og et erstattet sertifikat beholdes i stedet for å bli overskrevet.

• Besetningsliste — hvem som er om bord, i hvilken stilling, siden når
• Sertifikater — per person, per stilling, med dokumentet bak hvert
• Bemanning — dekning per skift mot hva stillingene krever
• Mønstring — til stede, savnet, feil stasjon

Besetningslisten er det første en redningssentral spør etter, og det første som er utdatert i de fleste systemer — fordi avmønstring er kontorpapir som gjøres på mandag for en fredag. Her mønstrer landgangen personen av der personen faktisk går, og besetningslisten stemmer innen minuttet.

Personopplysninger holdes til det en stilling og en nødssituasjon trenger. Alt sensitivt ligger ett sted med sin egen tilgangsregel, og en person som slutter i rederiet, kan slettes uten å ta skipets lovpålagte registreringer med seg.